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Support de cours FileMaker

par QUIDOZ Marie-Claude - publié le , mis à jour le

Une participante du réseau rBDD, connaissant bien FileMaker, s’est proposée de venir au secours d’utilisateurs souhaitant mieux comprendre cet outil.

Elle a rédigé 5 fiches pédagogiques (en version FileMaker 16), sur des thèmes pris au hasard pour initier le sujet. Elle est dans l’attente de mieux connaître les besoins du réseau, voire de créer un club utilisateurs.

Dans ces 5 fiches, elle aborde des notions de base de données relationnelles (SGBDR), l’introduction au scripting FileMaker, des principes de sécurité, et la publication d’un rapport hiérarchisé, le nec plus ultra de l’édition sous FileMaker. Dans une prochaine série de fiches, elle propose - au gré des demandes des membres du réseau - par exemple de traiter de requêtes booléennes, domaine dans lequel FileMaker regorge de possibilités.

Fiche 1 - Exporter des données
Fiche 2 - Sécuriser les champs de données
Fiche 3 - Automatiser la numérotation et définir une valeur par défaut
Fiche 4 - Naviguer d’un modèle à l’autre
Fiche 5 - Construire et publier un rapport à 3 niveaux hiérarchiques

Quelques mots sur l’auteure de ces fiches
Brigitte Barchasz est ingénieure d’études CNRS, au Laboratoire de Géologie de Lyon (http://lgltpe.ens-lyon.fr/). A partir de l’outil FileMaker, elle a développé un logiciel pour Paléontologues destiné à la gestion des Collections Géologiques de Lyon.

Ces collections sont les plus grandes collections universitaires de France dans cette discipline, et les 2ième collections derrière celles du MNHN (Museum National d’Histoire Naturelle). Les besoins sont énormes dans ce service : 9 millions de fossiles dans les tiroirs et compactus ! L’enjeu est international puisque des chercheurs du monde entier viennent travailler dans les collections.

L’auteure n’est pas informaticienne mais a traîné ses guêtres voici fort longtemps dans l’informatique. Dans une carrière atypique, notamment à l’international, enrichie de la découverte de secteurs d’activités variés et la multiplication des expériences, elle est devenue documentaliste dans les années 90, puis ingénieur-documentaliste et chef de projet dans une société d’édition de systèmes documentaires et GED. C’est alors qu’elle découvre Oracle, SQL, l’administration de bases de données, le support technique, la rédaction technique de manuels administrateurs et utilisateurs.

Au CNRS, pendant 11 ans responsable administratif et financier en laboratoire multitutelles, la complexité de l’administration de la recherche la pousse à créer des bases de données consolidées et, sous FileMaker Pro, à inventer un logiciel en 3 modules imbriqués : RH - Gestion de Ressources/Projets - Gestion financière. A partir de cette compétence spécifique, elle a intégré le service des Collections pour reconstruire une base de données sous FileMaker, outil qui était alors méconnu et sous-utilisé dans le service.

Le chantier de base de données aux Collections Géologiques de Lyon a consisté tout d’abord en 2016 à rassembler environ 350 fichiers de bases de données FileMaker de structures monotables hétérogènes, et résoudre d’innombrables problèmes orthographiques et problèmes techniques variés pour harmoniser les millions de données ainsi réunies. Un audit a été mené qui a conditionné la conduite du projet. Un modèle conceptuel de données (MCD) est né, avec une partie toutefois adaptée au problème du nettoyage de données. 80% des données ont été entièrement nettoyées et réindexées, moyennant diverses solutions techniques. De fil en aiguille, une base de données unique a été reconstruite et des fonctionnalités pour exploiter la BDD ont abouti à la création d’un véritable logiciel. Pour le développement de scripts complexes, il est fait appel à une société experte en FileMaker. Le logiciel des Collections est devenu un outil incontournable qui révolutionne la gestion du service. Les nouvelles données des chercheurs, de retour de terrain, intègrent la BDD. Des géologues stagiaires (Masters) assistent le service et éprouvent le logiciel (par exemple une collection de 12.700 oiseaux - AVES - vient d’enrichir la base). La gestion du projet a donné lieu à une documentation très volumineuse.

Pour en savoir plus, vous pouvez contacter Brigitte Barchasz